Integrierte Tools

Integrierte Aktionen

Starten Sie mit integrierten Tools, bevor eigene Integrationen entstehen. E-Mail, SMS, Konferenzweiterleitung und System-Tools decken viele erste Betriebsabläufe ab.

Jedes Tool braucht klares Timing, Pflichtangaben, Zustimmung falls nötig und ein Fallback.

Integrierte Tools sind der schnellste Weg, einen Callback Assistant nach dem Anruf nützlich zu machen. Für viele Teams ist das Email Tool die erste Erweiterung. Danach folgt häufig Conference Forwarding für dringende oder menschliche Fälle.

System-Tools

Diese Tools stehen Voice Agents typischerweise ohne zusätzliche Einrichtung zur Verfügung:

Tool	Funktion	Typischer Einsatz
getCurrentDate	Aktuelles Datum und Uhrzeit	Zeitbewusste Antworten
endCall	Aktiven Anruf beenden	Sauberer Gesprächsabschluss
readFact	Gespeicherte Gesprächsinformation lesen	Bereits erfasste Informationen nutzen
storeFact	Eine Information speichern	Einzelnen wichtigen Wert speichern
storeFacts	Mehrere Informationen speichern	Strukturierte Daten während des Anrufs sichern

Die Plattform fügt diese Tools über den {tools} Prompt-Parameter hinzu.

Mit dem Email Tool starten

Für den Callback Assistant ist das Email Tool meist das erste Tool. Es macht aus einem abgeschlossenen Callback-Gespräch ein Handoff an Ihr Team.

Nutzen Sie es, wenn:

• Rückrufdetails an ein Postfach gehen sollen,
• das Team direkt nach dem Anruf informiert werden soll,
• Sie zuerst einen lesbaren Handoff möchten, bevor CRM-Automation gebaut wird.

Was die E-Mail enthalten sollte

• Name des Anrufers
• Firmenname
• Grund des Anrufs
• Rückrufnummer
• Dringlichkeit oder besondere Hinweise

Konfiguration

1. Actions > Tools öffnen.
2. Add Tool klicken.
3. Email auswählen.
4. Body-Prompt, Betreff, Empfänger und Execution Description ausfüllen.

Empfohlene Werte

Feld	Inhalt	Beispiel
Email Body Prompt	Anweisung für die E-Mail	Siehe Beispiel unten
Email Subject	Scanbarer Betreff	Callback Request | Nuvoca Assistant
Recipient	Team-Postfach	support@company.com
Execution Description	Wann das Tool laufen darf	Erst nach allen Callback-Details

# Role and Objective
You are a helpful email assistant specialized in callback summaries.

# Instructions
Given the conversation history, summarize the callback request as a bullet list.

# Required output
- Caller name
- Company name
- Callback number
- Reason for the call
- Important notes or urgency

Wichtigstes Feld: Execution Description

Use this tool only after the caller name, company name, reason for the call, and callback number have been collected or confirmed. Do not use it early. After the tool runs, close the conversation politely.

Wenn diese Anweisung vage ist, sendet der Agent die E-Mail zu früh oder gar nicht.

SMS Tool

Nutzen Sie das SMS Tool, wenn der Anrufer eine kurze Bestätigung, einen Link oder eine Erinnerung per SMS erhalten soll.

Gute Regeln:

Use this SMS tool only after the caller agrees to receive a text message.
If the current caller number is available, confirm that it is the right mobile number.
Keep the SMS short and include only the agreed information.

SMS eignet sich nicht für lange Erklärungen oder sensible Informationen.

Konferenzweiterleitung

Konferenzweiterleitung ist für Fälle, in denen eine E-Mail nicht reicht und der Anrufer jetzt einen Menschen braucht.

Typische Fälle:

• dringende oder hochwertige Anrufer,
• Anrufer fragt ausdrücklich nach einem Menschen,
• Live-Handoff soll zuerst versucht werden.

Konfiguration

1. Actions > Tools öffnen.
2. Add Tool klicken.
3. Conference forwarding auswählen.
4. Ziel(e) hinzufügen.
5. Timeout setzen.
6. Entscheiden, ob Call Screening aktiv sein soll.

Feld	Bedeutung	Empfehlung
Phone Number	Zielnummer	Reale Team- oder Abteilungsnummer
Timeout Seconds	Klingeldauer	20 bis 25 Sekunden
Call Screening	Empfänger hört Zusammenfassung	Aktivieren, wenn Kontext wichtig ist
Announcement Prompt	Was Empfänger hört	Anrufer und Grund nennen

Fallback

I could not reach anyone right now. Let me keep this as a callback request and send it to the team immediately.

Email oder Weiterleitung?

Email Tool nutzen, wenn:

• das Team später zurückrufen soll,
• der Agent Nachrichten aufnimmt,
• Sie eine robuste erste Automation möchten.

Konferenzweiterleitung nutzen, wenn:

• ein Mensch jetzt übernehmen soll,
• der Fall dringend ist,
• der Empfänger Kontext vor Annahme braucht.

Viele Teams nutzen beides.

Tool-Verhalten debuggen

Wenn Tools falsch laufen:

1. Agenten-Prompt prüfen.
2. Execution Description prüfen.
3. Voice Debug nutzen, um den Auslösezeitpunkt zu sehen.