API-Tools

API-Integration

API-Tools senden strukturierte Daten an externe Systeme oder holen Live-Informationen. Sie funktionieren am besten mit explizitem Schema und strengem Auslöser.

Die API sollte erst laufen, wenn der Agent alle Pflichtfelder gesammelt hat.

API-Tools verbinden Ihren Agenten mit anderen Systemen. Sobald der Callback Assistant sauber Daten sammelt, kann ein API-Tool diese Daten in CRM, Ticketsystem, Webhook oder Backend schreiben.

Für die meisten Teams sind API-Tools Phase zwei. Starten Sie mit dem Email Tool, außer Ihr Workflow braucht sofort strukturierte Systemübergabe.

Wann ein API-Tool sinnvoll ist

Nutzen Sie ein API-Tool, wenn:

• Rückrufwünsche als Lead im CRM landen sollen,
• Support-Tickets automatisch erstellt werden sollen,
• Ihr Backend ein strukturiertes JSON nach dem Anruf braucht,
• der Agent Live-Informationen abrufen muss.

Starten Sie nicht hier, wenn der Callback-Ablauf selbst instabil ist.

Callback-Use-Case

Für einen Callback Assistant sollten mindestens diese Werte gesendet werden:

• name
• company
• reason
• phone_number

Das Modell sollte die API erst aufrufen, wenn diese Werte gesammelt wurden.

Tool erstellen

Schritt 1: Tool-Typ wählen

1. Actions > Tools öffnen.
2. Add Tool klicken.
3. HTTP API request auswählen.

Schritt 2: Kerneinstellungen

Feld	Bedeutung	Beispiel
Tool name	Interner Name	create_callback_lead
Execution description	Wann das Modell das Tool nutzen darf	Nur wenn alle Callback-Daten vorhanden sind
HTTP method	Request-Methode	POST
Request URL	Ziel-Endpunkt	https://api.example.com/callbacks

Empfohlene Execution Description

Use this tool only after the caller name, company name, callback number, and reason for the call have been collected successfully. Use it to create a new callback request in the CRM. Do not use it early. After a successful call, close the conversation politely.

Authentifizierung

API-Tools können manuelle Header oder OAuth-Zugangsdaten nutzen.

Header

Nutzen Sie Header für Bearer Tokens, API Keys oder eigene Authentifizierungsheader.

Header	Beispiel
Authorization	Bearer ...
X-API-Key	your-api-key
Content-Type	application/json

OAuth

Nutzen Sie gespeicherte OAuth-Zugangsdaten, wenn Token-Refresh und delegierte Authentifizierung nötig sind. Siehe OAuth-Einrichtung.

Input Schema Builder

Das Eingabeschema sagt dem Modell exakt, welche Werte vor dem API-Aufruf vorliegen müssen.

Empfohlenes Callback-Schema:

Feld	Typ	Pflicht	Beschreibung
name	String	Ja	Name des Anrufers
company	String	Ja	Firma des Anrufers
reason	String	Ja	Grund des Anrufs
phone_number	String	Ja	Bestätigte Rückrufnummer

Wenn das Schema zu vage ist, hat das Modell zu viel Spielraum.

Beispiel

Tool name: create_callback_lead
Execution description: Use this tool only after the caller name, company name, callback number, and reason for the call have been collected successfully.
HTTP method: POST
Request URL: https://api.example.com/callbacks
Headers:
  Authorization: Bearer your-api-token
  Content-Type: application/json
Request body fields:
  - name (String, Required)
  - company (String, Required)
  - reason (String, Required)
  - phone_number (String, Required)
Timeout: 5000 ms
Run in background: No

Hintergrundausführung

Aktivieren Sie Run in background nur, wenn der Agent das Ergebnis nicht braucht, bevor er weiter spricht.

Für Callback-Flows bleibt es meist aus, bis klar ist, dass das API-Ergebnis die Antwort nicht beeinflusst.

Testen

1. Testanruf durchführen.
2. Prüfen, dass das Tool erst nach vollständiger Datenerfassung läuft.
3. Debug-Ausgabe und Payload prüfen.
4. Im Zielsystem kontrollieren, ob Werte korrekt angekommen sind.

Wenn etwas falsch ist, prüfen Sie Prompt, Execution Description und Schema.